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photo d’un administrateur de biens qui donne des clés à un locataire.

Comment optimiser l'entrée d’un locataire ? Les 3 outils à connaître.

Temps de lecture : 2 min.
Publié le : 16/10/2023 16 octobre oct. 10 2023
Expertise métier

L’entrée d’un locataire dans un logement nécessite l’édition de documents administratifs : bail, état des lieux, cautionnement… Ces démarches lourdes et chronophages disparaissent avec leur digitalisation, qui permet l’optimisation du processus d’entrée du locataire et la sécurise.

Un espace candidat locataire pour centraliser les données

Le premier outil digital essentiel porte sur le traitement des demandes de locations : l’espace candidat locataire. Locataires comme gestionnaires voient leurs échanges simplifiés. Et l’expérience client proposée renforce la qualité de la relation.

Quels bénéfices pour le candidat locataire ?

Pour le candidat locataire, l’accès à un espace candidat locataire permet de créer une seule fois un dossier de candidature avec toutes les pièces et justificatifs nécessaires :
  • pièce d’identité en cours de validité
  • justificatifs de revenus (dernier avis d’imposition, trois derniers bulletins de salaire, contrat de travail…)
  • garantie de loyer
  • prise en charge de la caisse d’allocations familiales

Lorsque le dossier du candidat locataire est complet, il peut être associé à chacune des offres qui intéressent le locataire. Grâce à un parcours fluide, ce dernier gagne un temps précieux. Il peut se concentrer sur sa recherche de logements pour lesquels son profil est éligible.

Quels bénéfices pour le gestionnaire ?

Du côté du gestionnaire, la mise à disposition d’un espace candidat locataire concourt à la centralisation des dossiers locataires, mais aussi, et surtout à la qualification des profils avant qu’ils ne soient soumis à un propriétaire. Ainsi, la gestion des candidats locataires s’en trouve plus efficace et pertinente.

Au-delà, c’est l’ensemble des étapes de l’entrée du locataire et les échanges tout au long de la période de location qui se trouve simplifié. Outre les bénéfices en matière d'organisation et de charge de travail, ce processus améliore significativement l’expérience client et développe un relationnel serein et apaisé.

Générer et conserver des documents juridiques

Le deuxième outil apporté par la digitalisation concerne la bibliothèque de documents juridiques. Ceux-ci peuvent être générés et consultés en temps réel. Avant la rédaction et la conservation des versions papier pouvaient nécessiter des kilomètres d’archives et des délais, parfois longs, pour accéder ou retrouver un document. Cela peut ne plus être le cas.

Pourquoi utiliser une bibliothèque de documents juridiques ?

L’entrée du locataire dans le logement est encadrée par la loi, qui impose une série de documents qui sécurisent tant le locataire, le propriétaire que le gestionnaire. Trois sont incontournables :
  • le bail : ce document définit l’ensemble des modalités de la location (caractéristiques du bien loué, durée, montant du loyer hors charges, montant des charges, règles pour résilier ou renouveler le contrat de bail, gestion des impayées, etc.).
  • l’état des lieux : ce document permet d’établir une photographie à la date d’entrée dans le logement et à sa sortie. Il permet de s’assurer que le locataire rend le logement en bon état.
  • la caution : cette somme, équivalente à un loyer, est utilisée par le propriétaire. Les modalités d’application et de restitution sont présentes dans le contrat de bail.

Par ailleurs, la bibliothèque de documents juridiques permet de générer automatiquement et de conserver ces trois documents. Elle permet aussi la transmission et l’archivage du règlement de copropriété quand il y en existe un, ainsi que des quittances de loyer.

Bibliothèque de documents juridiques : quels avantages pour le gestionnaire ?

La bibliothèque de documents juridiques crée un double intérêt majeur pour le gestionnaire de biens locatifs. D’un côté, elle lui permet d’éditer facilement et rapidement tous les documents dont il a besoin en étant à jour de la réglementation en vigueur. Cette édition peut être automatisée en tenant compte de toutes les informations disponibles sur l’espace candidat locataire et la fiche du bien loué.

D’un autre côté, elle lui assure d’améliorer le suivi et la correction des informations. Ainsi, si des éléments sont précisés lors d’un état des lieux de sortie, ou que des travaux sont réalisés, les changements sont automatiquement reportés dans la génération des prochains états des lieux.

Quelle validité de la signature électronique ?

Le troisième outil développé par la digitalisation reprend une fonctionnalité qui est transverse à toutes les activités économiques où il y a un contrat établi entre les parties : la signature électronique. Pour l’entrée d’un locataire, proposer cette solution simplifie la gestion du temps tant pour le locataire que pour le gestionnaire. Il n’est plus nécessaire de donner un rendez-vous en agence, tout s'opère à distance et dans un environnement sécurisé.

La reconnaissance de l'acte de cautionnement signé électroniquement

La signature électronique est admise pour un acte de cautionnement depuis seulement le 1er janvier 2022. En raison de la nature de l’opération, où une personne tierce s’engage à honorer le loyer du locataire, cette opération nécessite l’utilisation d’un outil de signature électronique certifié. Il permet de garantir l’identité et le consentement de la personne signataire, sans contestation possible.

L'utilité de la signature électronique du bail

La signature électronique du bail suit les mêmes recommandations concernant le consentement et l’identification des parties. En revanche, la validité de la procédure est acquise depuis la loi pour une République numérique du 7 octobre 2016. Pour autant, elle n’est pas obligatoire, car la version papier reste admise. Cela étant, elle apporte un réel confort en termes d’expérience client.

En conclusion, l'optimisation de l'entrée d'un locataire grâce à la digitalisation de processus offre une multitude d'avantages tant pour les candidats locataires que pour les gestionnaires de biens locatifs. Les outils tels que l'espace candidat locataire, la bibliothèque de documents juridiques et la signature électronique, révolutionnent la manière dont les locations sont gérées et simplifient considérablement l'ensemble du processus.

Les gestionnaires, bénéficient d'une centralisation des dossiers, d'une qualification des profils plus efficace, et d'une simplification de l'ensemble du processus d'entrée du locataire.


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